Externalisation archives - contenus en cours

Externalisez vos archives en toute sécurité et gagnez de la place !

En tant qu’expert de l’archivage et de la numérisation de documents, nous disposons de locaux de conservation de documents agréés par les Archives de France / Certification NF 342, norme NF 40-350.

Notre équipe applique des processus de travail informatisés garantissant la traçabilité complète de vos archives et documents confidentiels, depuis leur prise en charge jusqu’à la destruction confidentielle.

Notre société est un partenaire privilégié des entreprises, des collectivités, des administrations et des organismes d’État.

  • Capacité d’archivage importante (200 kilomètres)
  • Accès rapide aux archives externalisées
  • Prix compétitif
  • Conservation optimale et sécurisée

 

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Nos solutions pour optimiser la gestion de vos archives

Basées sur 38 ans d’expérience. Nous vous proposons divers services liés à vos problématiques d’archivage

  • Archivage physique - Entreprises & Associations

    • Répondre aux obligations légales et règlementaires
    • Gagner du temps et de la place
    • Maîtriser les flux documentaires et les coûts
    • Sécuriser vos dossiers
    • Réduire le coût lié à la gestion des archives
    • Prestations conformes à la Loi
    • Gain de productivité
    • Optimisation de vos espaces de stockage d’archives
  • Archivage physique - Collectivités & Administrations

    • Répondre aux obligations de durées d’utilité administrative DUA
    • Externaliser les archives courantes et intermédiaires
    • Maîtriser les flux documentaires
    • Sécuriser vos dossiers
    • Réduire le coût lié à la gestion des archives
    • Prestations conformes à la règlementation Archives de France
    • Optimisation de vos espaces de stockage d’archives
  • Traitement matériel et intellectuel des archives - Tri et classement

    • Rédaction d’inventaires, tableaux de récolement, bordereaux d’élimination   
    • Dépoussiérage d’archives
    • Transfert et déménagement de fonds d’archives
    • Conditionnement et reconditionnement
    • Mise en rayonnage des documents à conserver
    • Prestations conformes à la Loi
  • Destruction confidentielle d’archives

    • Répondre aux obligations légales et aux dispositifs prévus par le Règlement général sur la protection des données (RGPD)
    • Destruction confidentielle et sécurisée de vos archives papier (documents administratifs, informations sensibles, données à caractère personnel etc.)
    • Prestations de destruction destinées aux acteurs du secteur public et privé (Entreprises, Administrations, Collectivités locales, Organismes d’Etat etc.)

Pourquoi travailler avec nous ?

Nous disposons de moyens et d’installations vous permettant de bénéficier d’un très haut niveau de sécurisation à prix très compétitif pour vous aider dans le respect des obligations légales et préserver vos archives :

 

  • Sécurité et Conditions de conservation

    • Entreprise agréée et certifiée
    • Bâtiment neuf, conçu pour la conservation de documents
    • Nombreux équipements (accès par badge, alarmes, vidéosurveillance…)
    • Maîtrise des risques
  • Confidentialité

    • Procédures et moyens préservant le caractère confidentiel des informations
    • Anonymisation des archives  
    • Maîtrise des durées légales de conservation
    • Conformez-vous au RGPD
  • Conservation

    • Près de 40 années d’expérience
    • Conditions de conservation idéales pour une préservation longue durée avec services à la carte
    • Communication d’archives physiques ou numériques la demande
  • Accessibilité physique

    • Inventaire et gestion du contrat en ligne
    • Livraison de vos documents sous 24 à 48 heures
    • Consultation de vos dossiers sur place
    • Traçabilité de toutes les opérations
  • Consultation numérique

    • Numérisation des documents externalisés à la demande
    • Accès quasi immédiat et sécurisé
    • Traçabilité de toutes les opérations
  • Prix

    • Rapport qualité prix  +++
    • Aucun investissement requis de votre part
    • Récupérer des locaux et des loyers  
    • Adapté à tous types de projets, volumes et budgets
  • Réactivité

    • Étude et devis rapide
    • Prise de rendez-vous et analyse de besoin dans 3 à 5 jours
    • Après analyse du projet, nous nous engageons sur le délai d’exécution des services
  • Un archivage 100% français

    • Nos installations sons situées dans les Hauts-de-France
    • CADN ne fait pas partie d’un groupe international
    • Conservation exclusive dans nos locaux et serveurs sécurisés
  • Flexibilité

    • Conseils et projets sur mesure adaptés à votre statut juridique et à votre taille
    • Archivistes, agents d’archivage, manutentionnaires déployés selon vos impératifs et contraintes

Externalisation, conservation, stockage...
Est-ce la même chose ?

Tout le monde peut stocker des archives, il suffit juste de quelques mètres carrés mais est-ce bien la solution que vous recherchez ?

Ci-après un tableau comparatif entre des prestations de stockage et de conservation d’archives

Box
iconeStockage d'archives Transporteur / Box
Partenaire
iconePartenaire d'archivage
CADN
iconeExternalisation Conservation CADN
Coûts inférieurs à une conservation en interne pour des archives peu consultées
Bâtiment spécialement étudié pour assurer des conditions minimales de sécurité et de bonne conservation d'archives papier
Bâtiment équipé de détection incendie Apsad R7 N7, système de vidéosurveillance et alarme anti intrusion Apsad R81 N81, déshydrateur, contrôle du climat, etc.
Veille réglementaire, documentaire et normative en matière de prestations d'archivage et de gestion externalisée de documents sur support papier Non Oui
Réalisation / Mise à disposition d’un inventaire en ligne avec gestion des habilitations et consultations

Ils en parlent mieux que nous

Nous sommes une société familiale axée sur le maintien de ses salariés. Pour y parvenir, dans ce domaine très concurrentiel et diversifié, la qualité de nos installations et la satisfaction de nos clients sont notre meilleure publicité :

Un bâtiment de conservation sécurisé

Plus que des mots, une vidéo pour découvrir nos installations :

Processus de prise en charge et de gestion de vos archives

Processus d’archivage

Nous réalisons les prestations en plusieurs étapes et en étroite collaboration avec vos collaborateurs. Notre objectif est de répondre à vos besoins et de fournir un service de qualité pendant toute la durée du contrat d’archivage.

  • Etape n°1 - Analyse

    Nous nous déplaçons systématiquement pour analyser les besoins de nos clients ainsi que leurs projets d’archivage. L’étude et l’établissement de l’offre technique et commerciale sont réalisés par un archiviste diplômé. En tant que spécialiste de la gestion documentaire, il prend en compte l’organisation de votre entreprise / collectivité locale mais aussi la particularité du fonds d’archives.

  • Etape n°2 - Prise en charge et transfert du fonds d’archives

    Après la validation de l’offre technique et commerciale, nous vous contactons pour planifier conjointement l’intervention de l’équipe. Nous adaptons les moyens humains et matériel en fonction de la taille de votre projet et les conditions d’accès. Notre personnel s’occupe de l’enlèvement et du transfert des documents vers le site de conservation.  Les documents sont déchargés à l’abri des intempéries sous vidéosurveillance.

  • Etape n°3 - Traitement des archives

    Nous réalisons le tri et le classement de vos documents dans le respect de la Loi et de la réglementation. Nous prenons également en compte les circulaires du Service interministériel des Archives de France mais aussi les contraintes juridiques du client.  La rédaction des tableaux de récolement, des inventaires et des bordereaux d’éliminations sont conformes aux normes et pratiques archivistiques.

    Le traitement des archives comprend aussi le conditionnement dans des conteneurs en carton (53 x 27 x 35cm) fournis par notre société. Les fonds d’archives traités sont rangés dans les cellules de conservation.

  • Etape n°4 - Conservation sécurisée des documents externalisés

    Notre bâtiment est agréé par les Archives de France pour la conservation d’archives publiques courantes et intermédiaires. De plus, nous disposons de la certification NF 342, norme NF Z 40-350 - prestations d'archivage et de gestion externalisée de documents.

    La conservation inclue un suivi permanentent des équipements de sécurité et des conditions de conservation des archives

  • Etape n°5 - Gestion documentaire

    Vos archives restent accessibles pendant toute la période de l’externalisation.  Il suffit de vous connecter à votre espace personnel pour consulter l’inventaire des documents déposés et formuler une demande de communication. L’outil en ligne vous permettra la recherche multicritère et le suivi de vos demandes. Nous pouvons vous livrer physiquement les documents et/ou les numériser. Livraison des archives ou des images issues de la numérisation a lieu dans les 2 à 72 heures (selon votre contrat d’archivage).

  • Etape n°6 - Destruction confidentielle ou Restitution définitive

    Nous pouvons extraire et détruire vos archives de manière confidentielle à la demande ou à la fin de la durée d’utilité administrative / délai de conservation des documents. Une attestation de destruction est fournie systématiquement au déposant.

    Nous pouvons également vous restituer définitivement l’intégralité ou  partie des archives déposées. La restitution intervient à la fin du contrat de dépôt ou à la demande du client.

    Nous nous adaptons à chaque type et taille de projet d’archivage.

Parmi ces cas pratiques, peut-être allez-vous vous reconnaître ?

N.B. Pour des raisons de sécurité et de confidentialité, nous nous interdisons de divulguer l’identité de nos clients. La liste de nos références peut être consultée seulement après un engagement de votre part.

Cas client n° 1  - Traitement d’archives sur site

Exemple de client : Mairie de T.

Besoin : Assurer le traitement des archives communales de la Mairie avant leur externalisation et conservation hors site.  Permettre la réalisation de travaux de réaménagement et mise en sécurité.

Accompagnement : En tant que prestataire d’archivage et de numérisation, nous avons confié ce projet à 4 personnes. Un chef de projet, titulaire d’un Master en archivistique avec plus de 10 ans d’expérience dans le domaine de l’archivage, un chargé de projet - titulaire d’un Master en archivistique ainsi qu’à deux agents d’archivage en charge des opérations de traitement matériel.

Nous avons traité les archives de la Mairie de T. conformément à la réglementation en vigueur, le code du Patrimoine et aux pratiques archivistiques. Dans un premier temps, l’archiviste en charge de la mission a trié le fonds documentaire et établi un tableau de récolement. Dans un deuxième temps, nous avons rédigé le bordereau d’élimination et proposé un plan de classement à notre correspondant.

Après la validation du plan de classement, nous avons classé physiquement et informatiquement les unités d’archives. Chaque dossier a été côté définitivement et conditionné dans une boîte de la marque Cauchard. Ce travail a été réalisé en étroite collaboration avec les agents de la Ville mais aussi avec les Archives départementales du Nord (Lille).

Les archives à conserver ont été externalisées et conservées dans nos locaux pendant la phase des travaux de réaménagement et mise en sécurité. Le fonds d’archives reste accessible au public.

 

Cas client n° 2 - Archivage physique et conservation des dossiers du Groupe XXX

Nom du client : Groupe L installé à Paris

Besoin : Libérer les locaux du groupe et archiver les documents produits par les structures régionales

Accompagnement : Nos archivistes diplômés ont réalisé un audit documentaire très poussé avant d’établir un rapport détaillé et un cadre de classement. Ils sont mis en avant les avantages de l’archivage physique et de l’externalisation des documents sur support papier.

Au siège du groupe, le traitement archivistique a  été  réalisé sur place par une équipe d’archivistes. Deux équipes d’agents d’archivage étaient chargées du transfert des documents vers le bâtiment de conservation et du rangement dans les cellules. Les lots d’archives collectés auprès des agences régionales ont été traités hors site.

Le CADN assure les enlèvements et archivages semestriels mais aussi la gestion des demandes de communication, les demandes de destruction d’archives etc. Les auditeurs du Groupe L se déplacent deux fois pour an. Ils contrôlent le process mis en place et consultent certains des documents.

 

Cas client n° 3
Externalisation des archives de la société XXX

Nom du client :  Société G. installée à Lille

Besoin : Libérer les salles d’archives, sécuriser les archives et partager les dossiers avec les autres agences.

Accompagnement : L’un de nos archives diplômées a réalisé un audit de l’organisation de la société G. et des contraintes juridiques et règlementaires. Nous avons mis en place un contrat d’archivage - contrat de dépôt d’archives et procédé à la prise en charge de l’intégralité des documents. Le traitement archivistique a été réalisé au sein des locaux de CADN. L’inventaire des archives déposées est accessible en ligne exclusivement aux personnes préalablement habilitées. Rangé dans les cellules de conservation de CADN, le fonds d’archives est accessible 5 jours sur 7.

La seconde étape du projet portait sur la numérisation des documents sensibles pour l’entreprise et la dématérialisation progressive des dossiers clients . Mise en place d’un SGA - Système de gestion optimisé des archives. Ce travail a eu un effet positif sur la production de notre Client.

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