Faites numériser vos documents en toute sérénité !

Entreprises privées, services d’archives, administrations et même particuliers,… confiez-nous la numérisation de vos documents, nous mettons à votre disposition nos moyens et nos personnels qualifiés ! Nous sommes un acteur majeur de la gestion et du traitement d’archives en France.

Reconnu et apprécié, nous vous proposons de scanner, traiter, pérenniser…, pour mettre en ligne tout type de support de document et d’information.

 

Demander un devis
4 avis
Numérisation de documents 6.jpg

Pourquoi choisir le CADN pour la numérisation de vos archives ?

Faites confiance au CADN,
à notre expertise et à nos prestations

Dotés de divers matériels, de solutions logicielles et de technologies de pointe, nous pouvons vous aider dans votre projet de numérisation,
reprise d’antériorité, sauvegarde numérique, … et notamment sur les typologies suivantes.

Rejoignez nos
+ de 1000 clients

qui nous ont déjà fait confiance pour numériser leur documents, pérenniser et rendre accessible leurs archives

Pourquoi nous confier la numérisation de vos documents ?

Tout d’abord parce que c’est un métier 😃 Il faut des petites mains disposées à numériser, tourner des pages, saisir et contrôler des images toute la journée ! De plus cela demande des investissements en matériels, logiciels et parfois même immobilier. Chez CADN nous vous proposons :

Envie de nous soumettre un projet ?

Ils en parlent mieux que nous !

Nous sommes une société familiale axée sur le maintien de ses salariés. Pour y parvenir, dans ce domaine très concurrentielle et diversifiée, la qualité de nos travaux et la satisfaction de nos clients sont notre meilleure publicité :

Envie de travailler ensemble ?

Contactez-nous dès aujourd'hui sans engagement.

Contactez-nous

Quelles sont les grandes étapes d’un projet de numérisation ?

Il n’y a pas de recette miracle pour réussir un projet de numérisation ! Proche de nos clients, avec l’envie de bien faire et en se reposant sur de solides expériences, nous définissons avec vous un process en adéquation avec vos contraintes et vos impératifs qui peut se décomposer en 9 phases :

Schema2-Dunkerque-Port.gif

Les différentes étapes en détail

  • Etape n°1 - Conseils & analyse de vos besoins

    Pour établir un devis, un premier échange avec quelques photos et une explication de votre projet suffisent. Pour les projets plus complexes, un audit ou un cahier des charges sont nécessaires afin de déterminer le processus, les ressources nécessaires et les options, en tenant compte de l'utilisation prévue des fichiers que nous fournirons.

    Avec près de 40 années d'expériences, notre société offre des conseils avisés et des études personnalisées pour garantir la qualité et le succès de votre projet.

  • Etape n°2 - Prise en charge des documents & réception

    Les documents à numériser, les images ou les fichiers à traiter peuvent nous être remis par tout moyen à votre disposition. On peut également se charger de leur acheminement et même prévoir des prestations particulières avant prise en charge : Tri, inventaire, conditionnement, …

    Nous disposons également d’une flotte de véhicule pour venir chercher et restituer nous même vos documents avec des garanties et procédures très proches d’un transport d’œuvres d‘art. Étape importante souvent sous-estimée, la sécurité des biens confiés commence dès le transport.

    Ainsi nous offrons diverses prestations, incluant l'enlèvement et le transport de vos documents selon des processus établis. En tant qu'entreprise spécialisée dans la conservation et la gestion d'archives physiques selon la norme NF342, nous garantissons le stockage sécurisé des biens confiés pendant toute la durée de notre prestation. Leur sécurité, confidentialité et gestion font partie intégrante de notre cœur de métier.

  • Etape n°3 - Réalisation d’une phase de tests

    Tout projet de dématérialisation nécessite de s’assurer de la conformité de la qualité et des divers paramètres techniques avant lancement de la production. Petit ou grands dossiers nous produisons toujours un premier jeu pour vous permettre de vérifier que notre travail est de qualité et conforme à vos attentes.

    Quelques fichiers sont produits, le scanner sélectionné est éprouvé, un ensemble cohérent d’images et de données vous sont transmises électroniquement pour vérifier toute la chaine avant mise en production. Les livrables (format, résolution, version, option, …) sont également testés sur votre application ou dans votre logiciel.

  • Etape n°4 - Préparation à la numérisation

    Nous pouvons prendre en charge toutes les étapes préalables à la numérisation, en fonction de la taille du projet, des ressources de l'entreprise et du type de documents à numériser.

    Cela peut inclure la préparation, le contrôle et le nettoyage des documents (retrait des agrafes, trombones, etc.), ainsi que le tri, l'identification de copie et de doublon... Chaque document est analysé avant d'être numérisé, garantissant une dématérialisation efficace et sans erreurs.

  • Etape n°5 - Numérisation de documents

    Nous numérisons vos documents selon un processus établi, en utilisant des choix techniques et des appareils adaptés parmi notre parc de matériels et de logiciels. Avant numérisation, nos opérateurs examinent les documents pour s’assurer de l’adéquation entre moyen technique et format, nature des originaux.

    Chaque page, plan, phototype et microforme est scannée en couleur, niveaux de gris ou noir et blanc, selon les résolutions définies et vos exigences. Nous effectuons des contrôles de qualité et vérifions régulièrement nos appareils et prestations tout au long du projet.

    Notre parc de scanners nous permet de traiter divers types de supports. Nous pouvons aussi intégrer des fichiers, images, spools d’impression, fichiers PDF, Office, Xml, ... pour les intégrer à la constitution d’un archivage électronique.

  • Etape n°6 - Traitements complémentaires

    Après numérisation, un fichier image peut être modifié pour obtenir diverses versions en termes de colorimétrie, charte graphique, format, compression, et résolution, ... Des traitements logiciels spécifiques peuvent être appliqués, tels que la reconnaissance optique de caractères (OCR), la lecture automatique de documents (LAD), la reconnaissance d'écriture manuscrite (ICR), la publication assistée par ordinateur (PAO sous Photoshop) et bien d’autres procédés très techniques.

    Les fichiers peuvent également être enrichis de métadonnées (DublinCore, XMP, IPTC, Marc, …) et organisés, codifiés ou nommés selon des champs d’indexation via saisie manuelle ou par vidéo codage semi-automatique, voire automatique.

    Nous disposons de solutions professionnelles pour optimiser le scan et préparer les images et données numériques, qu’elles proviennent de scanners ou d'autres sources.

  • Etape n°7 - Contrôles Qualité

    La numérisation de documents vise principalement à créer un double numérique exploitable pour chaque page ou document scanné.

    Il est crucial de garantir que ce travail soit précis et conforme aux exigences de nos clients, tels que les entreprises, les services d'archives et les administrations. Pour ce faire, nous menons plusieurs contrôles tout au long du processus pour garantir à la fois le suivi de la prestation (dont gestion des documents physique) ainsi que le résultat de nos divers traitements.

    En fin de mission, nous réalisons un contrôle qualité par échantillonnage selon la norme ISO 2859-4 ou un contrôle complet (100%) des fichiers produits. La reconnaissance de nos clients de la qualité et de la pertinence de nos services est essentielle pour notre entreprise.

  • Etape n°8 - Prestations complémentaires

    Que faire de vos documents après numérisation ? Sélectionnez parmi nos services ceux adaptés à vos besoins :

    - Reconditionnement, épuration, reclassement et/ou reconditionnement des originaux après numérisation
    - Restitution des originaux, avec ou sans préparation pour archivage interne (inventaire, conditionnement, fourniture de cartons, etc.)
    - Conservation temporaire ou sous contrat d’archivage dans nos locaux, incluant la gestion de recherche et consultation
    - Destruction industrielle ou confidentielle avec recyclage des déchets

    Du conseil au sort final de vos documents, CADN offre une gamme complète de prestations pour la gestion documentaire.

  • Etape n°9 - Restitution & sauvegarde

    Nos images et données sont accessibles via une plateforme numérique. Vous pouvez consulter vos documents en ligne à tout moment, y compris en cours de production. Vos documents et vos images demeurent au CADN tout au long de la prestation, soyez-en rassurés !

    À la fin de la prestation, les données sont transmises de manière sécurisée par FTP, disque USB, serveur Windows, lien réseau, etc...

    Nous prévoyons également un archivage électronique des données pour chaque dossier afin de garantir une sauvegarde du travail effectué. Cette copie de sécurité vous protège contre les risques informatiques, les pertes ou les dommages des supports physiques durant quelque temps.

Demander un devis

On numérise des documents mais bien plus encore !

On ne fait pas tout, mais ce qu’on fait, on le fait bien !

À l’origine le CADN était le Centre d’Archives Du Nord, société de conservation et de gestion d’archives physiques. Malgré ce que l’on pourrait penser, la numérisation ne résout pas toutes les problématiques documentaires. On maitrise certaines prestations qui peuvent vous être proposées en dehors ou avec un projet de numérisation :

Besoin d'une estimation ?

Quelques chiffres sur le CADN

Parmi ces cas pratiques, peut être allez-vous vous reconnaître ?

La numérisation de documents présente de nombreux avantages et peut être justifiée dans divers contextes. Voici dix cas pratiques, non exhaustif, où le recours à notre société est justifié.

La numérisation de documents permet non seulement de gagner en efficacité et en réactivité, mais également de sécuriser les informations et de réduire les coûts liés à la gestion et au stockage physique des documents.

Quelle est votre problématique ?

 

On peut vous aider
Numérisation de documents 5.jpg

FAQ

  • Pouvez-vous m’envoyer un document sur l’un de mes ancêtres / société liquidée, … ?

    Nous ne sommes pas un service de l'État et nous agissons exclusivement en tant que prestataire privé.

    Notre mission est de préserver et de sécuriser les documents qui nous sont confiés, en assurant leur intégrité et leur disponibilité à tout moment durant notre prestation pour nos clients. Nous ne pouvons donner suite à aucune demande de consultation de ces documents, sauf si elle émane directement des propriétaires desdits documents.

    Vous devriez vous rapprocher des services d’archives de votre ville, de votre département voire de votre société.

    Archives Départementales du Nord

  • Intervenez-vous sur toute la France ?

    Même si nous intervenons sur toute la France, la pertinence de nos services repose sur un intérêt économique. En effet, lorsque nous intervenons loin de notre base opérationnelle et qu'il y a peu de volumétrie, selon la typologie de l'intervention, ce n'est pas économiquement viable. Cela signifie que les coûts de déplacement, de logistique et de main-d'œuvre peuvent devenir trop élevés par rapport aux bénéfices générés par notre intervention.

    Nous évaluons donc chaque demande en tenant compte de ces facteurs. Si l’envoi par coursier ou transporteur de documents est possible, même pour de petites volumétries et très éloignés, le recours à notre société peut s’avérer judicieux.

    En résumé, pour maintenir l'efficacité et la rentabilité de nos services, il est crucial de trouver un équilibre entre la distance de déplacement, le volume de travail et la typologie de l'intervention. Cela nous permet d'offrir à nos clients des services de qualité tout en garantissant la viabilité économique de notre recours.

  • Pouvez-vous numériser des cassettes audio ou vidéo ?

    Nous sommes fiers de l'étendue de nos services de numérisation, qui couvrent un large éventail de supports physiques pour vous offrir des copies numériques précises et de haute qualité. Cependant, notre expertise et nos services se concentrent exclusivement sur la numérisation de documents papier, de photos, de manuscrits, de microformes et autres supports similaires.

    La numérisation de supports audio et vidéo requiert des compétences et des équipements spécialisés qui diffèrent considérablement de ceux utilisés pour les documents écrits et les images.

    Nous préférons nous concentrer sur ce que nous faisons le mieux. Pour répondre à vos besoins en matière de numérisation audio et vidéo, nous vous recommandons de faire appel à des professionnels spécialisés dans ce domaine.

  • Réalisez-vous des opérations de restauration de documents ?

    Malgré l'étendue de nos services de numérisation et d'archivage de documents, nous ne proposons pas de services de restauration d'archives.

    La restauration d'archives, est une discipline distincte qui requiert des compétences en réparation physique des documents anciens ou endommagés. Les restaurateurs d'archives sont formés à des techniques spécialisées pour traiter les matériaux fragiles et préserver leur intégrité physique, ce qui peut inclure des processus comme la désacidification, la réparation de papier, et la stabilisation des encres et pigments.

    Par conséquent, bien que nos services de numérisation et d'archivage puissent préserver et rendre accessibles vos documents dans un format numérique, la restauration physique des archives endommagées ou dégradées doit être confiée à des experts en conservation.

  • Mes fichiers et données seront-elles sur le net ? Dans un data center ?

    Nous avons choisi de ne pas recourir à un data center pour des raisons de sécurité. En conservant les données en interne, nous réduisons les risques d'accès non autorisés et de fuites de données. De plus, nous gardons un contrôle total sur nos protocoles de sécurité, assurant ainsi une protection optimale contre les cyberattaques.

    Les travaux sur les données du CADN sont conformes à la Réglementation Général de Protection des Données. L’ensemble des données collectées ou produites demeurent sur nos serveurs.

  • La numérisation de documents, parfait mais pourquoi et comment ?

    La numérisation de documents est une procédure essentielle pour les entreprises modernes. Elle permet de transformer des documents papier en fichiers numériques, facilitant ainsi la gestion, l'accès et la préservation des données. Cela peut se faire à l'aide de divers outils et technologies, tels que des scanners. Voici un guide sur quelques explications :


    Scanner et fichiers PDF

    Les scanners sont des appareils qui capturent des images électroniques des documents papier. Le format PDF (Portable Document Format) est largement utilisé pour conserver ces documents numérisés en raison de sa portabilité, de sa capacité à préserver la mise en page originale et d’intégrer des données supplémentaires (texte reconnu par OCR ou ICR, métadonnées, …).


    Formats de fichiers

    Outre le format PDF, d'autres formats age sont souvent utilisés à l’issue d’une numérisation :  JPEG, PNG et TIFF pour les images, ainsi que DOCX ou TXT pour les fichiers texte.


    Gestion Électronique des Documents (GED)

    La GED implique l'utilisation de logiciels pour organiser, stocker et accéder aux documents numériques. Cela améliore l'efficacité et réduit le besoin de stockage physique. Une fois numérisé, l’idée est de retrouver en quelques clics de souris un document alors que sous format original, il faut se déplacer, rechercher, feuilleter… puis reclasser.


    Dématérialisation

    La dématérialisation va au-delà de la simple numérisation ; elle implique de transformer l'ensemble des processus de gestion documentaire pour qu'ils soient totalement numériques. Cela inclut la création, la gestion et l'archivage des documents sous forme électronique. On peut résumer la dématérialisation par le remplacement de l’impression papier par la génération d’un fichier numérique ordonné.


    Projet de numérisation

    Pour une société, une entreprise ou même une administration, un projet de numérisation nécessite une planification rigoureuse, comprenant l'évaluation des besoins, la sélection des technologies appropriées et la formation du personnel.


    Avantages de la numérisation

    Ils sont multiples, mais idéalement, ils doivent répondre à l’un ou plusieurs de ces objectifs :

    Accès rapide et facilité : Accéder aux documents numérisés est plus rapide que de chercher des documents physiques.
    Économie d'espace : Réduction des besoins en espace de stockage physique.
    Sécurité et sauvegarde : Les documents numériques peuvent être protégés et sauvegardés plus facilement.
    Partage et collaboration : Facilite le partage de documents entre collaborateurs.

    À noter : Si cela n’a aucune valeur, n’est jamais consulté et n’est pas vital, cela n’a aucun intérêt de le faire numériser. Un archivage et une conservation traditionnelle seront moins onéreux.


    Gestion des données et sécurité

    Il est important de mettre en place des mesures de sécurité pour protéger les données numériques contre les accès non autorisés et les pertes. Cela inclut l'utilisation de systèmes de sauvegarde réguliers et de cryptage. Il ne faut pas oublier également la pérennité des supports utilisés et le suivi des mises à jour technologiques.


    Outils et technologies

    • Scanners de documents : Appareils dédiés pour la numérisation de documents A4/A3 en grande quantité (scanner de production).
    • Scanners Patrimoniaux / de livres : Appareils dédiés pour la numérisation d’ouvrages reliés, pièces historiques, … avec préservation de l’original. Généralement sans contact, à lumière froide, avec plateau compensateur, ….
    • Scanners de plans : Appareils dédiés pour la numérisation de plans, d’affiches pouvant dépasser le format A0
    • Scanners Photographiques : Appareils dédiés pour la numérisation de phototypes transparents (diapositive, ekta, négatif, plaque de verre, orthoplan, etc.) ou opaques (tirage, album, dessin, etc.)
    • Scanners de microformes  : Appareils dédiés pour la numérisation de microfiches (COM, DOC, …), microfilms (16 mm, 35 mm, bobine, cartouche, galette, …) et de cartes à fenêtre (support cartonné perforé ou non avec une vue 35 mm généralement)
    • Logiciels de Reconnaissance Optique de Caractères (OCR ou ICR) : Pour convertir les images de textes numérisés en texte recherchable. OCR pour les textes tapuscrits et ICR pour les textes manuscrits
    • Systèmes de Gestion de Contenu (CMS) : Pour organiser et gérer les documents numériques.
    • …

    Toutes ces machines et logicielles, aussi technologiques qu’elles soient, nécessitent des opérateurs consciencieux et aguerris pour pouvoir les utiliser convenablement.


    Challenges et solutions

    • Qualité de numérisation : Utilisation de scanners de haute résolution pour garantir la clarté des documents.
    • Volume de documents : Mise en place de processus automatisés pour la numérisation de gros volumes.
    • Intégration des systèmes : Assurer que les systèmes de numérisation soient compatibles avec les logiciels de gestion documentaire existants.