Dictionnaire de terminologie archivistique
Archives : les archives sont l'ensemble des documents, y compris données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité.
Accessibilité : néologisme employé pour rendre compte de la faculté de consulter des documents d'archives conformément à la législation et à la réglementation en vigueur, et en fonction de leur état matériel de conservation, de leur état de classement et de l'existence d'inventaires.
Accroissement : ensemble des procédures par lesquelles s'enrichissent les fonds documentaires. Ce terme désigne également la différence entre les entrées et les éliminations pour une période donnée.
Acidité : caractère d'un papier dont le potentiel hygrogène (pH), mesuré par les méthodes normalisées, est inférieur à 7. L'acidité provoque une dégradation du papier. Le pH est exprimé selon une échelle qui va de 0 à 14 ; le point neutre est 7, les valeurs supérieures correspondent à un milieu alcalin et valeurs inférieures à un milieu acide.
Archives courantes : sont les dossiers en cours d’élaboration et de traitement, conservées dans les bureaux.
Archives intermédiaires : sont les dossiers clos, le service peut être amené à les consulter. A conserver jusqu’au terme de leur durée d’utilité administrative.
Archives définitives : sont les dossiers clos ayant atteint sa durée d’utilité administrative, conservés pour leur intérêt administratif, juridique et/ou historique.
Archivistique : science qui étudie les principes et les méthodes appliquées à la collecte, au traitement, à la conservation, à la communication et à la mise en valeurs des documents d'archives.
Article : ensemble de pièces de même provenance, se rapportant à un même objet ou une même affaire et dont l'importance matérielle (volume) n'excède pas la capacité d'une unité matérielle de conditionnements (ex. une boîte d'archives). L'article constitue tout à la foi une unité (intellectuelle) de description et l'unité (matérielle) pour la cotation, le rangement dans les magasins de conservation et la communication des documents d'archives. Les articles sont individualisés par cote et une analyse.
Bordereau d'élimination : la liste des documents soumis par un service producteur au visa d'élimination de l'archiviste, ou proposée pour l'élimination par une service d'archives au service dont émanent les documents.
Cadre de classement : plan directeur préétabli qui fixe, au sein d'un service d'archives, la répartition des fonds et collections entre de grandes divisions et subdivisions, appelées séries et sous-séries. Cette répartition détermine la cotation. Le cadre de classement ne doit pas être confondu avec le plan de classement.
Capacité de conservation : quantité d'archives que peut contenir un magasin ou un bâtiment d'archives, exprimée généralement en mètres linéaires ou, plus rarement en mètres cubes.
Classement : le classement est une opération consistant à la mise en ordre intellectuelle et physique des documents d’archives, réalisé en application du principe du respect des fonds. Il peut être question de : classement alphabétique, classement chronologique, classement numérique, classement thématique etc.
Collecte : une des missions fondamentales d'un service (public) d'archives consistant à recueillir et à rechercher auprès des producteurs de documents publics ou privés, des versements, des dépôts ou des dons, et aussi des documents acheter.
Communicabilité : qualité d'un document ou d'un fonds d'archives que son régime juridique rend accessible au public.
Communication : une des missions fondamentales d'un service d'archives / prestataire d'archivage consistant à mettre les archives à la disposition du public et / ou des personnes habilitées. La communication peut être physique ou numérique.
Conditionnement : opération destinée à protéger matériellement des documents d'archives à l'aide de chemises, de sous-chemises, de boîtes, de tube etc.
Conservation préventive : ensemble des mesures prises par un service d'archives / prestataire d'archivage pour assurer la conservation matérielle des documents qui lui sont confiés en vue d'assurer leur sauvegarde.
Contrat de dépôt : conclu entre un propriétaire d'archives et un service d'archives / société d'archivage. Le premier confie pour une durée déterminée la conservation et la gestion de ses archives. Le contrat de dépôt définit les conditions techniques, opérationnelles et financières à partir desquelles le prestataire s'engage à exécuter les prestations d'externalisation et de gestion documentaire.
Contrôle scientifique et technique (CST) : compétence légale de l'administration des archives s'appliquant à la gestion, la conservation, au traitement et à la communication des archives publiques et archives privées ayant fait l'objet d'une mesure de classement. A titre d'exemple, les Archives départementales réalisent du contrôle scientifique et technique dans le cadre des externalisations des archives des structures communales et intercommunales. De même, lors des missions de traitement archivistiques réalisées sur les sites des établissements publics.
Cote : ensemble de symboles (lettre, chiffres et signes) identifiant chaque article et correspondant à sa place dans le cadre de classement ou à sa localisation dans les magasins de conservation.
Dates extrêmes : principalement exprimées par référence aux années du document le plus ancien et du document le plus récent composant une unité de description.
Délai de communicabilité : à expiration de ce délai, le document ou l'ensemble de documents deviennent librement communicable et de ce fait accessible au public. Les archives déposées aurpès des prestataires d'archives sont communicable exclusivement aux personnes habilitées.
Dépoussiérage : opération qui consiste à enlever mécaniquement ou la main la poussière des documents et des unités de conditionnement. C'est une opération qui participe à la conservation préventive des documents.
Description archivistique : présentation intellectuelle et matérielle d'une unité de description.
Déshumidification : vise à réduire le degré d'hygrométrie dans les magasins de conservation.
Documentation : D'une part, il s'agit de techniques et science dont l'objectif est de collecter, sur un sujet donné, toutes les informations possibles, en provenance des sources les plus diverses et à les analyser et indexer pour être en mesure de répondre rapidement aux demandes de renseignements sur ce sujet. D'autre part, cela concerne l'ensemble des informations réunies délibérément sur un sujet donné.
Documents figurés / Documents iconographiques : documents composés essentiellement d'images fixes comportant un élément de figuration graphique, de dessin ou photographie.
Documents photographiques : documents sur support photographiques, incluant les négatifs, les diapositives et les épreuves.
Documents sériels : dossiers ou documents de même nature à l'intérieur d'un fonds d'archives, classés selon un critère simple et unique (ordre numérique, alphabétique ou chronologique).
Dossier : ensemble de documents constitués soit organiquement par le producteur d'archives pour la conduite ou le traitement d'une affaire, soit par regroupement logique lors du classement ans le service d'archives / prestataire d'archivage. A ne pas confondre avec le mot article.
Dossier clos : ensemble de documents relatifs à une affaire terminée et réglée (archives intermédiaires), non susceptible d'accroissement contrairement à un dossier ouvert (archives courantes).
Dossier ouvert : ensemble de documents relatifs à une affaire en cours (archives courantes).
Droit d'accès : le droit d'une personne habilitée d'accéder aux documents déposés auprès du tiers-archiveur. Ainsi que le droit d'un administré d'accéder aux documents conservés par le service d'archives.
Durée d'utilité administrative (DUA) : durée pratique ou légale pendant laquelle les archives sont susceptibles d'être utilisées par le producteur (entreprise, association, commune, administration...). Au terme de celui-ci est appliquée la décision concernant son traitement final. Les destructions des documents pendant cette période sont interdites.
Echantillonnage : appliqué aux archives sérielles suivant des critères statistiques (échantillonnage alphabétique, échantillonnage chronologique, échantillonnage géographique et échantillonnage systématique).
Eliminables : documents extraits après la phase de tri pour être détruits conformément à la législation en vigueur.
Fiche fantôme : remplace l'article ou le document extrait pendant la communication physique ou numérique.
Fonds d'archives : documents de nature différente produits ou reçus par un même producteur (commune, association, entreprise...) pendant l'exercice de ses activités.
GED : ensemble des systèmes s'information permettant la numérisation de documents, leur conservation, leur consultation par les ayant droits, leur identification et leur impression.
Gestion des archives courantes et intermédiaires : ou encore records management, désigne les pratiques destinées à rationaliser la production documentaire, le tri, la conservation et l'utilisation des archives courantes et intermédiaires.
Imprescriptibilité : caractère d'une disposition légale dont la validité est sans limite dans le temps, pour les archives privées et les archives publiques classées. Pour les premières, l'imprescriptibilité signifie que les garanties données par la loi subsistent. Pour les secondes, l'imprescriptibilité signifie que leur caractère public subsiste et qu'elles sont revendicables.
Inaliénabilité : caractère des archives publiques qui, du fait de leur domanialité, ne peuvent être cédées à un tiers.
Instrument de recherche : outil informatisé ou papier listant ou décrivant un lot de documents d'archives de manière à les faire connaître aux déposants / lecteurs.
Intérêt administratif : valeur d'un document au regard de l'activité de producteur (administration, commune, société, association...), et / ou de la justification d'un droit.
Intérêt historique : valeur d'une archives au regard de sa contribution à la connaissance de l'histoire qui détermine sa conservation définitive.
Intérêt patrimonial : valeur d'un document au regard d'une part, de la mémoire d'un pays qui détermine sa conservation définitive et, d'autre part, de sa présentation matérielle, de sa forme et / ou de son contenu.
Inventaire d'archives : utilisé comme synonyme d'instrument de recherche et listing de documents. Le terme désigne également tout instrument de recherche ayant pour niveau de description la pièce.
Inventaire / récolement topographique : indique la localisation de chaque unité de conservation (boîtes d'archives, tubes, classeurs....) dans les magasins de conservation, dans l'ordre de rangement (conservation / stockage).
Liste de documents éliminables : il s'agit de la liste des documents destinés à être détruits conformément à la législation en vigueur.
Local de conservation : magasin de conservation, lieu de stockage, cellule de conservation...
Magasinage : désigne toutes les opérations / prestations matérielles, se faisant le plus souvent à l'aide de préparateur de commandes, de rangement des documents / archives sur les rayonnages après classement, et de leur déplacement et réintégration avant et pendant les communications physiques et / ou numériques.
Mètre linéaire : c'est l'unité de mesure couramment utilisée par les archivistes et les prestataires d'archivage et de numérisation pour quantifier les documents rangés ou à prendre en charge.
Meuble à plans : utilisé pour la conservation verticale ou horizontale de cartes, plans, chartes, affiches, gravures, ou autres archives de grand format.
Microfiche : film photographique se présentant en feuilles rectangulaires comportant une ou plusieurs images de document(s) de dimension très réduite(s), résultat de leur reproduction
Microfilm : film photographique se présentant en bande ou en rouleau comportant une série d'images d'archives de dimension très réduite.
Niveau de description : il est choisi par l'archiviste pour la description de l'unité de description (pièce, dossier, sous-série organique, série organique ou fonds d'archives).
Norme de conservation des archives : les règles techniques relatives aux conditions physiques et climatiques de conservation des documets / archives dans les magasins de conservation.
Norme de description des archives : les prescriptions réglementaires relatives à la description archivistique.
Numéro d'entrée / numéro de dépôt d'archives : numéro attribué à chaque entrée / dépôt d'archives sur le registre des entrée / dépôts d'un prestataire d'archivage / service d'archives.
Papiers : mot employé couramment pour désigner les archives d'une entreprise / collectivité territoriale / administration.
Patrimoine archivistique : ensemble des archives historiques conservées comme faisant partie du patrimoine écrit, culturel et historique d'un pays, d'une administration, d'une société etc.
Plan d'archivage : désigne les schémas pratiques ou logiques d'organisation des archives courantes et intermédiaires.
Plan de classement : selon lequel les archives courantes et intermédiaires en usage dans les administrations / entreprises doivent être organisées. Il permet de ranger, de classer et de retrouver les documents.
Pochette : une petite enveloppe destinée à protéger et à contenir des documents, comme des cartes postales, des plaques de verre, des photographies, des contrats etc.
Préarchivage : le mot désigne la gestion des archives intermédiaires jusqu'à la fin de leur DUA / durée légale de conservation, induisant à terme leur tri, leur élimination ou leur conservation définitive.
Prévention des sinistres : les règles et les moyens qui visent à assurer la protection et la sécurité physiques des documents conservés dans un bâtiment d'archives / bâtiment de préarchivage contre les risques de dégâts.
Prise en charge d'archives : la prise en charge physique d'un lot de documents après la signature d'un contrat de dépôt autorisant leur externalisation. Le bordereau d'enlèvement, signé au moment de la prise en charge des archives, formalise le transfert de la responsabilité de la conservation et de la gestion des documents.
Procès-verbal de récolement : fait l'état des archives conservées, à des fins de localisation et de contrôle. Ce document est rédigé réglementairement. Les communes ont pour obligation de procéder au récolement de leurs archives à chaque élection ou changement de Maire en cours de mandat.
Producteur d'archives (documents) : personne morale ou physique, privée ou publique, qui a reçu ou produit et conservé des archives / documents sur support papier ou support numérique, dans l'exercice de son activité professionnelle
Qualités de conservation : propriétés matérielles inhérentes aux supports des documents d'archives.
Reconditionnement d'archives : les opérations qui visent à remplacer les unités de conservation abîmée ou n'assurant plus la bonne protection et conservation des documents.
Respect de l'intégralité des fonds d'archives / fonds documentaires : l'objectif est de maintenir un fonds d'archives / fonds documentaire dans sa composition originelle, sans addition d'éléments étrangers et éliminations non autorisées. Il découle du respect des fonds d'archives.
Restitution définitive d'archives : remise d'un fonds d'archives conservées dans un service d'archives ou chez un prestataire d'archivage et de numérisation à leur propriétaire.
Sélection : les opérations de tri qui consistent à choisir les documents à conserver et les documents à détruire en fonction de critère qualitatifs.
Service d'archives : organisme public ou privé chargé de la gestion, de la conservation et du traitement des archives courantes, intermédiaires et définitives. Il peut être constitué d'un bâtiment de conservation, d'un bâtiment de stockage, d'un dépôt principal etc.
Stockage d'archives / Stockage de documents : conservation de documents dans un local d'archives ou service de préarchivage / société d'archivage / prestataire d'archivage.
Tableau d'archivage : établi par le service archives / société d'archivage, il décrit les types de documents produits et fixe pour chacun d'entre eau le délai d'utilité administrative ou encore le délai légal de conservation.
Traitement des archives : l'ensemble des opérations et des procédures de tri, de classement, de description, d'analyse, d'indexation et de rédaction des inventaires archives.
Tri des archives : il s’agit d’une opération basée sur les textes en vigueur, consistant à séparer les documents qui doivent être conservés de ceux qui sont voués à la destruction confidentielle.
Valeur probatoire : permet aux documents d'archives de servir de preuve.
Visa d'élimination d'archives : accordée par l'administration des archives à une autre administration de procéder à l'élimination des documents figurant dans le bordereau d'élimination.