Durées légales de conservation
Combien de temps une société de droit privé doit conserver ses archives ? Quels sont les documents à conserver ? Quels sont les délais de conservation des archives d’entreprise ? Quels sont les documents à détruire ?
Les entreprises ont pour obligation d’assurer la gestion et la conservation de leurs archives au même titre que l’Etat et les collectivités territoriales. Les sociétés qui ne respectent pas la législation et la réglementation en vigueur encourent des sanctions. La destruction et la non conservation des archives entraînent des risques juridiques.
Les durées légales, ci-dessous, s’appliquent de manière générale à toutes les entreprises. Cependant, il convient de tenir compte du secteur d’activité, des besoins en interne, des risques juridiques propre à l’activité de la société mais aussi de la façon dont les dossiers sont constitués.
Documents civils et commerciaux
| Type de document | Durée légale de conservation |
| Contrats conclus dans le cadre d'une relation commerciale et archives bancaires | 5 ans |
| Déclarations en douane | 3 ans |
| Contrats de cession ou d'acquisition de biens immobiliers ou fonciers | 30 ans |
| Contrats conclus par voie électronique | 10 ans |
| Garanties pour les services et les biens fournis au consommateur | 2 ans |
| Documents bancaires comme les talons de chèque et les relevés bancaires | 5 ans |
| Polices d'assurance | 2 ans (à partir de la résiliation du contrat) |
| Dossiers d'avocats | 5 ans (à partir de la fin du mandat) |
| Documents relatifs à la propriété intellectuelle tels que les dépôts de brevet, les dessins, les modèles et les marques | 5 ans (à partir de la fin de la protection |
| Documents établis pour le transport de marchandises | 5 ans |
Documents fiscaux
| Type de document | Durée légale de conservation |
| Cotisation sur la Valeur Ajoutée des Entreprises (CVAE) et Cotisation Foncière des Entreprises | 6 ans |
| Taxes sur le chiffre d'affaires de la société (taxes sur les conventions d'assurance, impôts sur les spectacles, taxe sur la valeur ajoutée - TVA et taxes assimiléesetc.) | 6 ans |
| Impôts directs locaux (contribution à l'audiovisuel public ainsi que des taxes foncières) | 6 ans |
| Impôts sur les sociétés pour l'EIRL - entrepreneur individuel à responsabilité limitée (entreprises d'exercice libéral et exploitations agricoles) | 6 ans |
| Bénéfices non commerciaux (BNC), bénéfices agricoles en régime réel (BA) et bénéfices industriels et commerciaux (BIC) | 6 ans |
| Impôt sur le revenu et sur les sociétés | 6 ans |
Documents sociaux
| Type de document | Durée légale de conservation |
| Rapports des commissaires aux comptes | 3 ans |
| Rapports du conseil d'administration et du gérant de l'entreprise | 3 ans |
| Pouvoirs et feuille de présence | 3 ans |
| Registres des procès-verbaux de conseils d'administration et d'assemblées, Registres de titres nominatifs, registres des mouvements de titres et ordres de mouvements | 5 ans |
| Traités de fusion, actes liés au fonctionnement de la société ainsi que des archives relatives aux sociétés absorbées | 5 ans |
| Comptes annuels comme les bilans, les comptes de résultat etc. | 5 ans |
| Statuts d'une entreprise, d'un groupement d'intérêt économique (GIE) ou d'une association loi 1901, ainsi que les documents modificatifs des statuts | 5 ans à partir de la radiation du Registre du Commerce et des Société (RCS) ou de la perte de personnalité morale |
Gestion des salariés / Documents relatifs au Personnel de la société
| Type de document | Durée légale de conservation |
| Mise en demeure de l'inspection du travail et observations, contrôles et vérifications de la part du Comité social et économique | 5 ans |
| Déclarations d'accidents du travail à la Caisse primaire d'assurance maladie | 5 ans |
| Documents relatifs à la comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait | 3 ans |
| Archives relatives à la comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leurs compensations | 1 an |
| Archives relatives à la taxe sur les salaires et aux charges sociales | 3 ans |
| Archives concernant les salaires, les primes, les contrats des salariés, les indemnités, les régimes de retraites ainsi que les soldes de tout compte | 5 ans |
| Registre unique du personnel | 5 ans à partir du départ du salarié |
| Bulletins de paie / Fiches de paie | 5 ans |
Documents et pièces comptables
| Type de documents | Durée légale de conservation |
| Tous les documents justificatifs comme : bons de commande, bons de livraison, bons de réception, factures clients et fournisseurs etc. | 10 ans à partir de la clôture de l'exercice |
| Registres et livres comptables comme le livre journal, le livre d'inventaire, le grand livre etc. | 10 ans à partir de la clôture de l'exercice |
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